Los multifuncionales actuales ya no se limitan a imprimir o copiar. Hoy funcionan como centros inteligentes de gestión documental, capaces de digitalizar información, automatizar tareas y conectar a los equipos mediante la nube. Esta evolución permite trabajar con mayor eficiencia, orden y rapidez, especialmente en oficinas con cargas altas de documentos o flujos híbridos.

(Fuente: FUJIFILM – Beneficios de los MFP)

1. Digitalización con OCR: transforma documentos en información accesible

La digitalización moderna no solo consiste en escanear: gracias al Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), los multifuncionales pueden convertir documentos impresos en archivos digitales editables y buscables. Esto facilita que la información pueda almacenarse, clasificarse y recuperarse con mayor eficiencia.

Los beneficios principales incluyen:

• Acceso rápido a la información: localizar un dato específico dentro de un documento en segundos.
• Menos archivos físicos: reducir el uso de espacios de almacenamiento y la dependencia del papel.
• Mayor precisión: disminuir errores en procesos que requieren captura manual de datos.
  Integración con plataformas digitales: facilitar el envío de documentos a sistemas de gestión documental o soluciones en la nube.
  

(Fuente: PaperCut – What is OCR and How It Works)

2. Escaneo a la nube y automatización

Los multifuncionales pueden enviar documentos directamente a servicios en la nube como Google Drive, OneDrive o SharePoint, además de integrarse con sistemas empresariales.

Esto ayuda a:

• Agilizar flujos internos.
• Automatizar tareas repetitivas.
• Integrar documentos a plataformas de gestión o ERP.
  

(Fuente: Xerox – Smart Multifunction Printers)

3. Impresión en la nube: esencial para entornos híbridos

La impresión cloud permite enviar archivos desde cualquier dispositivo y liberarlos de forma segura en la oficina.

Beneficios:

• Flexibilidad para equipos remotos.
• Menor dependencia de servidores locales.
• Control centralizado de ajustes y permisos.
  

(Fuente: Lexmark – Cloud Printing Benefits)

4. Seguridad y control de costos

La información empresarial requiere protección, y los equipos multifunción ofrecen funciones como:

• Autenticación por usuario.
• Cifrado de documentos.
• Liberación segura de impresión.
• Reportes para analizar consumos y reducir gastos.
  

(Fuente: PCG Copiers – Office Efficiency)

5. ¿Cómo elegir el multifuncional ideal?

Antes de invertir, conviene analizar:

• Volumen de impresión real.
• Tipo de documentos (color o b/n).
• Necesidades de digitalización y OCR.
• Integración con plataformas cloud.
• Funciones de automatización.
• Seguridad documental y permisos.
  

Elegir el equipo correcto permite optimizar flujos sin sobrecostos ni funciones innecesarias.

Un multifuncional moderno puede transformar completamente la forma en que una oficina gestiona su información: acelera procesos, facilita la colaboración, aumenta la seguridad y reduce tiempos operativos. Su impacto va más allá de imprimir: se convierte en el eje del flujo documental.

Si tu empresa busca asesoría para elegir o rentar el multifuncional adecuado, Multimach puede ayudarte a encontrar la solución ideal para tus necesidades de impresión y gestión documental.